Las bases de datos de WHOIS son administradas principalmente por registradores y registros; por ejemplo, Public Interest Registry (PIR) mantiene el registro .org. El Departamento de la ICANN para Operaciones de la IANA administra el registro central de todos los recursos de Internet, apuntando al servidor de WHOIS del (sub)-registro responsable, como también a los datos de contacto del registro.
Los operadores del Registro del DNS también se encargan del mantenimiento de otro sistema vital: los servidores de nombre autoritativos, que poseen la clave de la ubicación de un sitio web. Por ejemplo, si usted escribe www.icann.org en un buscador, su proveedor de servicios de Internet (ISP) consultará a los servidores de nombre, comenzando por los servidores raíz con código cerrado para detectar cuáles son los servidores de nombres relacionados con ese nombre de dominio. Uno de esos servidores de nombres es contactado, y envía la dirección de IP correspondiente a ese nombre de dominio. Ahora, su computadora puede conectarse con la computadora que mostrará la página de inicio de la ICANN.
El operador de registro a ser consultado en cada oportunidad depende de la extensión del nombre de dominio (por ejemplo, .COM, .NET, .UK, .CO.UK, IP6.ARPA), también conocida como dominio de alto nivel (TLD). Si el ISP no lo sabe aún, puede determinar qué servidor de nombre debe ser consultado para obtener una parte del nombre de dominio, comenzando por un servidor raíz. Hay varios servidores raíz distribuidos en todo el mundo que indican el servidor de nombres downstream apropiado.
El sistema de WHOIS está diseñado para funcionar de la misma manera: comience en WHOIS.IANA.ORG, siga las referencias hasta llegar a los servidores downstream de WHOIS, salvo que haya obtenido la información requerida. A continuación, se muestra este proceso para un registro "amplio". Si el registro es “acotado”, es necesario un proceso de consulta adicional a la base de datos del registrador para obtener los datos de WHOIS del nombre de dominio.
